Verimli toplantının sırları

Zaman hırsızları listelerinin değişmez maddesi toplantıları daha işe yarar hale getirmek; gereksiz konuşmaları; birbirini ezmeye çalışan iş arkadaşlarını ya da bir an önce bitse de işimize dönsek diyenleri en azından toplantı ortamına çekmek ve katkılarını almak için size toplantı görgüsüyle ilgili bazı hususları toparlamak ve insanlığın dikkatine sunmak istedim.

Toplantı denildiğinde sadece toplantının kendisi değil, ön hazırlık ve düzenlenme süreci, toplantı sırasında dikkat edilmesi gereken yaklaşımlar ve toplantı sonrasında öne çıkanlar da düşünülmektedir.

Toplantıdan evvel:

Toplantıyı siz düzenledinizse bildirdiğiniz saatlere uyun
Toplantının yapılacağı mekanın toplantı zamanında uygun olacağından emin olun, katılımcıları bekletmeyin veya bir toplantı alanından diğerine dolaştırmayın
Toplantı mekanında yapılması gereken hazırlıkların katılımcılar gelmeden tamamlanmış olmasından emin olun
Toplantı gündemini hazırlayıp en az üç gün önce katılımcılara iletin
Toplantı davetine olumlu veya olumsuz cevabınızı bildirin
Toplantılar istenen sonucu vermiyorsa, sabah 9'dan akşam 4'e kadar toplantı düzenlememeyi deneyin
İptal ettiğiniz bir toplantıyı, katılımcılara bir sonraki tarihle birlikte önceden bildirin
Son anda “açıklayamayacağınız nedenlerden dolayı” toplantıyı iptal etmeyin
Verimliliği artırmak için haftanın bir iş gününü toplantısız gün olarak duyurun
Toplantı konularına hazırlıklı gelin
Toplantıyı hiyerarşik düzen içinde sürdürüp katılımcıları zorlamayın
Toplantı sırasında iletişim:

Konuşulanları dinleyin
Görüşünüzü söyleyin, katkıda bulunun; sizin için açık olmayan noktaları sorun
Fikrinizi uzatmadan ve dolandırmadan ifade edin
Başkalarının söylediklerini aynen tekrarlayarak zamanı boşa harcamayın
Halledilmiş işleri tekrar tartışmaya açmayın, konularla aranıza duvar örmeyin, sürekli söz kesip itiraz etmeyin
Sürekli eleştirerek diğerlerini küçük düşürmeyin
Beden dilinizi kontrol edin, başkalarını rahatsız edecek hareketlerde bulunmamaya dikkat edin
Konudan konuya zıplamayın
Bencilce davranıp konuyu hep kendi sıkıntılarınıza getirmeyin
Kayıtsız davranmayın, kendinize odaklanıp ne kadar esprili olduğunuzu göstermeye çalışmayın
Toplantı sırasında davranışlar:

Gecikmeyin
Toplantıya katılanlar arasında tanımadığınız biri varsa mutlaka kendiniz tanıştırın
Toplantıda önceden belirlenmiş bir oturma düzeni var ise buna uygun oturun
Toplantıda bir ikramda bulunuluyorsa misafirden başlanmasına özen gösterin
Toplantınızı başka bir nedenle bölmeyin
Yanınızdakilerle fısıldaşıp ana konudan uzaklaşmayın
Bir görev paylaşılıyorsa programınız çerçevesinde istekli olun
Herkes sizi etkilemekle meşgul olduğu için konuşmamla etkileyebildim mi diye endişelenmeyin
Baskıcı davranıp grubu tek başınıza yönlendirmeye çalışmayın
Bilgisayarınızdan işlerinizi takip etmeyin
Cep telefonunuzu sessize alın
Mutlaka bir mesaj yazmanız gerekecekse, 15-20 saniyede hızla yazıp gönderin mesajlaşmayı tekrarlamamak en iyisi
Cep telefonunuzla oyun oynamayın
Çay-kahve arası veriliyorsa, süreye sadık kalın
Toplantı sonrasında:

Toplantı tutanakları onayınız için yollandığında mutlaka yanıt verin
Toplantıda konuşulanları gizlilik çerçevesinde başkalarıyla paylaşmayın
Toplantıda alınan karara katılmadığınız konusunda başkalarıyla toplantı sonrasında bilgi paylaşmayın
Toplantı sonrasında taahhütlerinizi yerine getirin
Protokol toplantılarında

Oturma düzeninde toplantı sahipleri olarak masanın bir tarafına oturun, misafirleri diğer tarafa yerleştirin
Tek başkanlı toplantılarda başkanı masanın başına, eş başkanlı toplantılarda başkanları karşılıklı olarak masanın ortasına oturtun
Başkanın toplantıyı açmasını bekleyin ve konuşmak için söz almayı unutmayın
Toplantılar iş birliktelikleri için bir başlangıç, bir ekibin sinerji oluşturması için bir fırsat, kritik kararların ele alındığı platformlar gibi birçok işleve sahip olabilirler. İş hayatında başarılı olmanın altın yollarından bir tanesi işlevi ne olursa olsun toplantılarda uygun davranışları sergileyebilmektir

Verimli toplantılar dilerim.